デジタル時代、BIツールを活用してデータドリブンしてますか？～業務を改善するBIツールの選び方～

はじめに

いつも弊社のブログを読んでいただき、ありがとうございます。
また弊社のBIツール「Excellent」「WebQuery」につきまして、日頃から多くのお客様にご利用いただいております。重ねて御礼申し上げます。

1. デジタル時代に…

「データドリブン」という言葉をよく聞くようになりました。データドリブン（DataDriven）とは、データに基づく経営やマーケティング、意思決定をおこなう業務プロセスです。

これからのデジタル時代は、個人の経験に頼るのではなく、
過去に蓄積された情報を活かして分析をおこない、ビジネスの意思決定をおこなっていくという考えが広まっていいます。その意思決定をおこなうためには、蓄積された情報を活用していく必要があります。
そこで役に立つのがBIツールですが、活用されていますでしょうか？

昨今、BIツールは数多く存在しており、これから導入される方や乗り換えを考えている方は次のお悩みを持っているのではないでしょうか。
・どんな機能があるの？
・活用のイメージがわかない…
・何を基準に選べばいいの？
今回はそんなBIツール選びに役立つ情報をお届けできればと思います。

2. BIツールとは

BIとは「Business Intelligence」(ビジネスインテリジェンス)の略称です。
BIツールとは、データの集計、分析、結果のレポートなどの機能を持ち、様々な意思決定がおこなえるように支援するものです。
様々なツールが提供されていますが、製品ごとに機能や得意としている分野が異なりますので目的に合ったツールを選定することがポイントになります。

BIツールを活用することで、報告書や帳票の作成・上司への報告など、日々行っている作業コストの削減が見込まれます。その結果、社内の情報がスピーディーに共有され、重要なビジネスの意思決定も機を逃すことなく実施できるのではないでしょうか。

今や金融、商社、製造など様々な業種の企業が導入しており営業部門、総務部門、販売や製造の現場スタッフなど幅広く使われています。よって、活用シーンや活用方法は様々です。

　BIツールをどのような業務に活用しているのかをまとめた記事はこちら
　どんなデータを抽出・分析してる？BIツールでできること事例

3. BIツールの基本機能

機能としては大きく３つにわけることができます。

①データ処理、抽出、集計機能

データベースやCSVファイル等から扱うデータを抽出することができます。ITやデータベースの専門的な知識がなくてもデータを利用できるというのがBIツールのメリットです。

②分析、データ表示機能（データの視覚化/可視化）

グラフで表示するなど視覚的な情報で表示することで抽出したデータから多角的な分析をおこなうことができます。

③レポート機能

抽出したデータや分析した結果を報告するためにExcelやPDFに出力、またはダッシュボードとして公開できます。

4. BIツール選びのポイント

操作性やビジュアルの差がBIツールによって多種多様に存在しています。Web上で見れるもの、デスクトップアプリケーションとして利用するものなど機能以外の差もあります。
用途や目的によって自社に合ったツールを探してみることが良いでしょう。

ツール選定において、社内でどのように活用していくのかを具体的にイメージしておくことが大切です。業務での側面と、システム導入の側面で課題をおさえながら検討しましょう。

　BIツールでの業務改善についての参考記事はこちら
　【Excellentの使い方】取引先のシステムにあった形式で明細書を作成！
　【WebQueryの使い方】売上や生産状況をデータで可視化し、今後の対応を決定！

いくつかの観点に分けてポイントをご紹介します。項目を確認しながら、課題に感じている業務を思いうかべてみてください。

◇ ツールの利用者は誰？

例えば、下記のいずれかまたは複数が想定されます。
・経営層、管理職
・総務、事務職
・現場の従業員
ITやデータベースの知識の有無などと合わせて検討するのが良いでしょう。

◇ どの業務に利用するの？

業務の種類の大きくは下記のいずれかに該当すると思います。
・データの確認
・データ分析、データ集計
・帳票や報告書の作成

ツールの利用者とツールを使っておこないたい業務が明確になれば、BIツールを選ぶ基準も定まってきます。どのように使うのか、どういった機能が必要なのか、具体的な内容を固めていきましょう。
さらに、購入および導入を検討する際に注意が必要なポイントも続けてご紹介します。

◇ ツールのユーザー数は何人？

◇ ツールの利用構成は？

◇ 価格、費用は？

販売形態やサポートについても、ツールを提供している企業によって定額制やライセンス販売、ユーザー数による契約プランなど様々です。
利用者数や使い方によって、運用コストを抑えることが可能な場合もあるでしょう。
また、新規で導入する際に何が必要なのか、現行稼働中のサーバーやPCに共存することが可能なのか、自社のシステムを把握して確認しておくのが良いでしょう。

◇提供会社からの保守、サポートは？

ツールのメンテナンスのしやすさなども事前に確認しておきましょう。保守の面では、問題が発生した際の販売会社からののサポート、ユーザー研修（トレーニングやセミナー）の有無もチェックすると良いでしょう。

導入の初期費用や保守のコストと合わせて、教育や管理と運用にかかるコストなども忘れずにご検討いただきたいと思います。