はじめに
「電子帳簿保存法」をご存じでしょうか？略して「電帳法」と表現される場合もあります。
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等 の特例に関する法律（平成 10 年法律第 25 号）」です。簡単に言うと、国税関係の帳簿書類をデータとして電子保管する場合のルールを定めたものです。
本記事では「電子帳簿保存法」と2022年1月1日からの法改正の内容についての概要をご説明いたします。この法律に基づき電子保管をおこなうことによって、得られるメリットなどもご紹介いたしますので、ぜひご確認ください。
目次
(1) 電子帳簿保存法とは
・対象となる帳簿、書類
・データ保存の区分
・法改正の概要
(2) 電子保管のメリット
(3) Excellent / WebQuery を活用いただけるポイント
(4) おわりに
(1) 電子帳簿保存法とは
ここでは国税庁が公開している情報を参考に、概要をご説明いたします。
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_01.pdf
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
各税法で紙での保存が義務付けられている帳簿書類がありますが、一定の要件を満たしていれば、電子データによる保存が認められています。
対象となる帳簿、書類
対象となるのは、次の３つとなっています。
- 自己がコンピュータを使用して作成する帳簿（仕分帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳など）
- 自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類（損益計算書、貸借対照表など）
- 自己がコンピュータを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し（見積書、請求書、納品書、領収書などの控え）
データ保存の区分
電子帳簿保存法において、データ保存は大きく３種類に区分されます。
- 電子帳簿等保存。電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存する
- スキャナ保存。紙で受領、作成した書類を画像データとして保存する
- 電子取引（電子上でやり取りした取引データ）を保存する
法改正の概要
2022年(令和４年)１月１日以降、電子保管のルールが一部変更されますが、 大まかには、「適正な保存を担保するための見直し」と「ルールの緩和」が挙げられます。
ルールの緩和についての概要は下記の通りです。
・区分①と②における承認制度が廃止（ 税務署長の事前承認が必要だった）
・区分②と③のタイムスタンプ要件、検索要件などが緩和
詳細は国税庁公開資料をご確認ください。
なんだか難しそう…と感じられる方が多いと思いますが、
紙書類の電子化には大きなメリットがありますのでご紹介します。
(2) 電子保管のメリット
一番大きいのは紙での管理を減らすことで得られる次のポイントです。
・ペーパーレスによるコスト削減
・原紙保管の負荷軽減
また、データで保管しておくと、紙から情報を確認するよりも検索性が高くなるためデータの確認にかかる時間も短縮することができます。
・検索性向上による、税務・会計監査の時間短縮
要件を満たして優良と判断され、届出書の提出をしている場合には、次の適用を受けることができます。
・過少申告加算税の５％軽減
・所得税の青色申告特別控除(65万円)
要件に関しては、2022年の法改正で大きく緩和されてるため
システム化、電子化をまだされていない方や検討中の方は、ぜひこの機会に対応してみるのはいかがでしょうか。
(3) Excellent / WebQuery を活用いただけるポイント
弊社で扱っているBI製品「Excellent」「WebQuery」も、電子帳簿保存法の要件を満たす中でお役立ていただけますのでご紹介いたします。
先ほど「データ保存の区分」でご紹介した３つの区分の①
「電子帳簿等保存。電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存する」については、データ自体を一定期間保管することになります。そのため保管に関してもいくつかの要件があります。
要件の中には「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと」と挙げられており、保管しているDWHまたはDBから必要なデータを抽出できる仕組みを用意しておく必要があります。
税務署からの要望に従って、細かく条件を変えてデータを抽出して提出する場合があると思いますが、この作業に関しては、WebQuery / Excellentをご活用いただけます。
検索要件としては、次の３点があげられています。
- 取引年月日、取引金額、取引先、により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
上記要件は、WebQuery / Excellentの機能で満たせる内容となっています。
既に上記作業にWebQueryが活用されている実績もございます。
検索要件を満たすツールを探している、ということであれば
WebQuery / Excellentをご検討いただけますと幸いです。
(3) おわりに
電子帳簿保存法の概要をお伝えしました。電子化についてのメリットを再認識いただき、 業務の見直しなどにきっかけになればと思います。
詳細については、国税庁の公式HPや資料をご確認いただくようお願いいたします。
最後までお読みいただきありがとうございました。
下記に関連記事のリンクを掲載いたします。よろしければ、読みいただけると幸いです。
