PDF活用ノススメ～デジタルデータを活用してDXを推進しよう～

　いよいよ首都圏でも緊急事態宣言が解除されましたが、コロナ禍によってテレワークが浸透した現状では、社員全員が毎日出社することはなさそうですね。

テレワークの浸透によって、みなさまの業務の進め方にも変化が起きているのではないでしょうか。
　お客様のオフィスに電話しても、いらっしゃらない
　書類を郵送しても、確認は来週の出社日になるとの回答

このような状況が続いたために、メールでのPDF添付が多くなった・・・

PDFの活用

　注文書がPDFが送られてきても、印刷して手入力してる、なんてことはありませんか。せっかくのPDFです。PDFがデジタルデータであることをしっかりと活用して、業務効率化、デジタライゼーション、そしてＤＸへと繋げていきましょう。

当社がご紹介する、PDF活用ソリューションはこちらです。
　　1. PDFと入力画面を連動
　　2. PDFのテキスト変換
　　3. Teamsワークフローによる承認

1. PDFと入力画面を連動

　PDFの図面をそのまま業務アプリケーションに組み込むことで、手元のカタログと見比べながら入力する場合の入力エラーをなるべく減らす効果があります。

　こちらは、大手製造業様での事例です。
この入力画面は、ある半製品を構成する部品の図面を見ながら、一覧表形式で入力が可能となっています。

　入力画面の右側には、図面PDFをそのまま表示しています。入力画面左側の「ITEM」の番号が、図面上の番号を表しているので、一目でどの部品を注文するべきか、が注文するお客様に分かりやすくなっています。特に、海外の顧客を想定した場合、各国の言語に翻訳する必要がないことは、システム化の工数削減にもつながります。

　改修の面からも利点があります。PDFをそのまま使うので、早期の業務アプリケーション組み込みが可能、かつ製品の変更などがあった場合でも小規模な改修で変更が可能です。

2. PDFのテキスト変換

　現在でも多くのお客様が「データ入力作業」に頭を悩ませています。データ入力業務の削減・効率化は、業界や業種を問わず、大きな課題であり解決すべき問題です。データ入力業務の「何」が、課題なのでしょうか。

　データ入力業務では、紙から社内の基幹システムへ、同じ情報を入力することになります。目視での読み取りや手作業による入力は、思いのほか時間がかかったり、入力内容にミスが発生する可能性があります。
　当社では、ミスの可能性を少しでも軽減したいお客様に対し、当社のソリューションでデータ手入力作業の削減を実現し、ＤＸのお手伝いをいたします。

　取引先様から注文書や請求書がPDFで送られてくるが、フォーマットは各社各様。でも、ご安心ください。当社のPDFテキスト化ソリューションでは、それぞれのフォーマット毎にPDFからテキストを抜き出し、必要な個所だけをデータ格納することができます。格納されたデータは、変換ミスのチェックを兼ねたワークフローに乗せて現行システムへ連携することができます。

　　＜PDFテキスト化ソリューション活用のモデルケース＞
・事前準備として、格納用のテーブルをCreate
・各社のPDFフォーマットに合わせて、テキスト化して取り込む範囲を登録
・PDF取り込み処理により、テキスト化の範囲のデータが格納用テーブルに取り込まれる。この際に、入力チェック等のロジックを入れることも可能
・テキスト変換エラーの可能性もあるため、格納用テーブルの内容を確認し、OKのデータのみ、現行システムに連携する

　PDFテキスト化の対象となるデータ形式は、テキストPDFはもちろん、スキャンPDFやJPEGなどの画像ファイルからも、文字部分をテキスト化することが可能になっています。

3. Teamsワークフローによる承認

　昨年の河野大臣の「ハンコやめろ」宣言とテレワークの浸透は、承認のための出社＆押印を減らす効果があったようです。PDFの活用、デジタル化の推進という面では、担当者レベルだけでなく承認者もPDFのまま承認ができることが重要です。なぜなら、せっかくのPDFなのに、承認行為のためだけに「PDF→印刷→押印→スキャン→PDF」では全く意味がないからです。

　承認行為もハンコの押印からデジタルにシフトしましょう。

　Microsoft Teamsは今やコミュニケーションツールの枠を超え、アプリケーション基盤として活用できるものとなっています。