これからはデジタルで証拠を残しましょう

電子化が進んでる今

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、自宅でのテレワークや外出制限などの中で日々のお仕事をされている方が多いかと思います。

2001年の『電子署名法』の施行や2005年の『e文書法』の施行などによって、現在では多くの手続きや作業の電子化が可能となっていますが、実は、こういった法整備が進んだおかげで、テレワークで実施できる業務が増えてきているんだと思います。

しかしながら、いまだに紙に依存している部分も少なからず残っているのが現状でしょう。

代表的なものとしては、「契約書」があります。

「電子契約」が広く知られるようになった現在でも、実際に取引先との契約を全て電子化されている企業はまだまだ少ないのではないでしょうか。

企業によっては、重要な契約書は、社長自らが契約書の内容を確認し、紙の書面に押印するというのが慣例となっているところもあるようです。

公証役場に行かないと証拠にならない

契約書の他にも紙で残しているものとしては、「証拠物」があります。

特に製造業では、自社の『開発・研究情報』や『製造情報』など、様々な訴訟リスクに備えて、自社のノウハウであることを立証できるよう、証拠を残しておく必要があります。

現在では、『開発・研究情報』や『製造情報』のほとんどが電子化されていますが、「証拠物」として残す為に、わざわざ紙に印刷して、近くの「公証役場」まで出向いて『確定日付※』を取得しているケースが多いというのが実情のようです。

確定日付は、基本的には近くにある公証役場に証拠物を持参し、公証人に確定日付を付与してもらう必要があります。

一応、制度として電子で公証を実施してくれる『電子公証制度※』というものがありますが、利用時の手続きが煩雑なため、あまり活用されていないようです。

デジタルで証拠を残す方法

以前、 本ブログでもご紹介しました、弊社の【電子公証サービス】であれば、「公証役場」に行かなくても、電子ファイルに対して「電子署名」と「タイムスタンプ」によりデジタルで証拠を付与することができます。

「証拠物」を残すのに最も重要な事は、その「証拠物」が “誰のもの” で “いつ” から存在しているかです。

また、電子ファイルは改ざんが簡単にできてしまいますので、“改ざんされていない” ことも重要です。

【電子公証サービス】は、PCの画面上で証拠を残したいファイルを【電子公証サービス】のアプリにドラッグ＆ドロップするだけですので、テレワークを行いながらでも、簡単・確実に証拠を残すことができます。

今日のような状況下で確実に証拠を残す方法として、電子公証サービスは最適だと思います。

【電子公証サービス】については、弊社のHPをご覧ください。

https://www.ksc.co.jp/wss/jpNotaryProducts/