今回の記事では「BIツールっていったい何ができるの？」「導入している会社はどんな使い方をしているの？」といった内容を記載します。とはいえ、BIツールの使い方は様々ありますので、使い方の一例として読んでもらえればと思います。
これからBIツールの導入を検討されている方はもちろん、既に運用されている方も使い方の幅を広げる意味で参考にしてもらえれば幸いです。
この記事の対象者
- BIツールの導入を検討されている方
- BIツールを導入したが、社内での活用がうまくいっていない方
- BIツールについて情報を収集している方
そもそもBIツールの活用と聞いて、どのようなイメージを持たれるでしょうか？良くあるイメージとしては様々な表やグラフを使用し、データの分析・予測をたてていくイメージを持たれる人が多いかと思います。
当然、この使い方もBIツールの活用例の一つになりますが、今回はこういったグラフなどによるデータの分析以外での活用例をご紹介していきます。
明細での一覧確認
まずご紹介するのは、データをグラフで表示するのではなく、明細として一覧で表示する方法です。こちらは特に難しい設定がある訳ではなく、出力する項目を選択しデータを一覧で出力するということです。
「データを取得しているだけで、わざわざ紹介するほどのことでも無いのでは…？」と思われるかもしれませんが、この明細の出力方法も各BIツールで得意不得意があります。実際BIツールを運用されているお客様から「グラフの描画力はいいけど、簡単な明細検索は手間がかかっている」といった声も耳にします。
出力するデータによってはグラフ化するよりも、実際の数字を並べた方が見やすい場合もありますし、数値ではないデータ（社員名、お客様名、商品名 等）を表示するときは当然グラフでは表現できません。
実際に抽出したいデータやその確認方法によって、グラフ系のレポートを作成して活用するのか、明細系のデータ抽出をメインに活用するのかが変わってきます。
「BIツールの活用はこうあるべき」といったことはありません。見栄えの良いグラフなどに固執せずに、簡単な明細検索を使用した活用方法もあるということを、頭の中に入れておきましょう。
Excelとの連携
BIツールを使用して抽出したデータは、ブラウザベースのツールであればまずはブラウザ上で確認するのが一般的かと思います。最初の確認としては問題ありませんが、出力データを上長へ報告する場合や担当者、管理者に共有する場合などは、Excelに貼りつけてメールで回したりすることもあるかと思います。
また、これまではExcelを使用してデータの整形やグラフ化を行っていたり、マクロを活用して自動化していたりする場合は、それらの資産をBIツールと連携して使いたいという声も良く耳にします。
せっかくBIツールを導入しても、使い方を一から覚えることが手間となって結局使われなくなっていく…、といったことを防ぐために、これまで使っていたExcelの資産を活用することも大切です。
今ある業務を全てBIツールに置き換えるのではなく、データ取得の部分をツールで行い、レポートの作成は使い慣れたExcelで行う。といった運用でも、トータルで考えると充分に業務の改善を行うことができます。Excelとの連携もBIツールの活用方法の一つとして考えましよう。
ポータルサイトでのレポート共有
BIツールを使用して作成したレポートを複数人で共有する場合、以下のように共有の方法はいくつかあるかと思います。
- 印刷して紙で共有
- Excelに書き出して、メールや共有フォルダで共有
- BIツール内の共有機能を利用
いずれも有効な手段ですが、「印刷して紙で共有」、「Excelに書き出して共有」では、BIツールを介さずに各担当者と情報が連携できるメリットがある反面、報告書のデータは作成時のものとなり、日時の報告などでは毎回作成し直す手間がかかります。
「BIツール内の共有機能を利用」では、対象のレポートを選択すれば最新のデータを共有できるメリットがある反面、BIツールを介した共有のため、閲覧者はツールの使い方を覚えておく必要があります。
それぞれのメリットを活かす方法として、普段使っている社内のポータルサイトからBIツールの報告レポートを呼び出す方法があります。閲覧者はポータルサイトから実行するためBIツールを意識する必要はなく、また最新のデータの報告レポートを確認することができます。
より多くの社員に情報を連携したい場合や、経営層の方などが確認する場合はポータルサイトとBIツールの連携は非常に有効になります。
まとめ
改めて、「BIツールの活用方法」は以下になります。
- 明細での一覧確認
- Excelとの連携
- ポータルサイトでのレポート共有
上記の例は多くの活用事例の中の一例です。BIツールには多くの機能があり活用方法も様々ですが、「業務でやりたいこと」を明確にすることで、BIツールの活用方法も広がります。
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