はじめに
「BIツールのことは何となく知っているけど、うちの会社でどんな使い方ができるのかイメージができない」
「今現在、BIツールを使っているけど、有効に活用できていない気がする」
上記のようなモヤモヤを抱いているシステム担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回はBIツールを使うことによりどのように業務が改善されるかということを具体的な例を交えてお話させていただきます。
BIツールという単語を初めて聞く、BIツールって何？？という方は↓のリンクも併せてご参照いただけましたら幸いです。
目次
- ある製造業の課題
- BIツールを導入し、年間約250時間のコスト削減
ある製造業の課題
製造業の企業が扱うデータは生産管理、販売管理、会計管理、案件管理、顧客管理等、多岐に渡ります。日々の企業活動の中で多くのデータが蓄積される反面、それらのデータを有効活用できていないという、システム部門の方のお話を聞くと以下のような声が聞こえてきました。
「工場からデータにアクセスし、いつまでにどの位の製品が必要か、現場でタイムリーな意思決定がしたい」
「商品別、日別、工場別など様々な切り口でデータの分析を行いたい」
「帳票作成業務に多大な時間がとられるのをなんとかしたい」
今回は「帳票作成業務に多大な時間がとられるのをなんとかしたい」ということに焦点を当ててお話したいと思います。
さらに少し掘り下げて話を聞いていくと以下のような課題があることがわかりました。
- データベースから取得したデータと手持ちのCSVファイルのデータをExcelで組み合わせ、加工することで帳票作成を行っている
- 帳票は全てExcelで作成し、編集を重ねる為、管理するのが大変
- 社内のITリテラシーがそれほど高くない為、帳票作成後も変更の依頼が多く、作り直しが多発する
これらの課題は製造業に限らず、どの企業にも当てはまり、同じような課題を感じているシステム部門の方も多いと思います。
BIツールを導入し、年間約250時間のコスト削減
BIツール導入後のイメージは以下のようになります。赤枠で括った部分がBIツールでカバーできる範囲です。
ポイントは…
- データ抽出～データの表示までを定型化
- Excelではなくブラウザでデータを表示
赤枠で囲った部分は定型の処理として登録できるため、1度処理を実行してしまえばその後はワンクリックでデータの抽出～データの表示までを実行する事ができます。これまで3日かけて作成していた帳票を3時間で作成することができるようになり、年間約250時間のコスト削減に成功しました。
またこれまでExcelで配布していた帳票をブラウザで表示するようにし、それを各ユーザーが参照する仕組みに変更しました。これによりExcelの資料が独り歩きすることなく、帳票を管理することが可能になりました。
それに加えて、BIツールはデータベースについての知識がなくても直観的にデータ抽出、分析ができるGUIを備えています。これまでシステム部門に依存していた帳票作成の作業を営業マンや事務担当の方でも行えるようになり、システム部門の負担は大きく減りました。
最後に
BIツールを使用すれば、帳票作成業務を効率化できます。効率化してできた時間を新たなデータ分析方法やデータ活用方法を思案する時間に充てることも可能になります。
BIツールの活用方法を模索している方は、まずは帳票作成の効率化の為に使用してみてはいかかでしょうか。
弊社ではExcellent/WebQueryというBIツールを扱っており、業界・業務を問わず、幅広い用途でお使いいただいております。上述したような業務の効率化を実現した事例が多数ございます。
ご興味がありましたら是非下記リンクを覗いてみてください。
