社内に新しいシステムやアプリケーションが導入される際、必ず必要になるのがユーザーへの周知、教育です。
個人や少人数で使うものや、ITリテラシーが高いユーザーへの教育はそれほど大変ではありませんが、ユーザー数が多かったり、ITリテラシーが低いユーザーへの教育はかなり大変です。
今回は、弊社が開発しているBIツール「Excellent/WebQuery/FreeWay」を導入いただいたお客様が、どういった方法で社内への展開を行っているか、いくつかの例をご紹介いたします。
どの企業でも成果が出る魔法の展開方法というのはありませんので、社内展開の参考としていただければ幸いです。
展開方法
1. ユーザー部門にスペシャリストを育成
ツールの選定を行う人と、ツールを使う人というのは異なるケースが多いかと思います。ツールの使い方は業務によっても様々ですので、選定時に想定した使用方法とは異なる使い方も多く出てきます。
そのため、ツールの細かい使用方法を知っているユーザーが、情報システム部門だけでなくユーザー部門にいるかいないかで、その部門での展開のスピードが大きく異なってきます。
情報システム部門がその都度相談にのっているようでは中々ユーザー部門への展開が進みませんし、情報システム部門の作業量も増えていきます。
初期導入の段階から、情報システム部門とユーザー部門それぞれから適任者を選び、教育をしていくことが大切です。
2. 教育セミナーの定期開催
基本的なツールの使用方法をハンズオン形式のセミナーで周知します。多くのお客様で実施している方法ですが、大人数相手に一気に説明できる反面、習得レベルの個人差はどうしても出てしまいます。
複数回、定期的に開催することで、「そんなツールがあるの知らなかった…」といった最悪の自体は避けることができますが、セミナーに向けての準備やユーザー部門との調整も簡単ではありません。
弊社では、自社錦糸町オフィスで毎月行っている定期セミナーの他、実際にお客様先で行うセミナーも行っております。
導入後の展開規模が大きいお客様の場合は、実際にご訪問してセミナーを行うことも少なくありません。
また、最初の数回は弊社でセミナーを行い、その内容を元に情報システム部門の方々が定期的にセミナーを行うといったこともありますので、「セミナーなんて実施したことがない…」といった方々への負荷を軽減することも可能です。
3. 運用マニュアルの作成
こちらも多人数のユーザーへの展開時に必要になります。
基本的なツールの使い方や運用ルールをまとめることで、導入初期もそうですが、1年後や2年後も使える資料を残すことができます。ある程度標準的な使い方の資料になりますので、それぞれのユーザーが行う細かい操作などはカバーできませんが、ツールを使うのは週に1回だけといったユーザーにとっては、ありがたい資料になるのではないでしょうか？
運用マニュアルの作成も簡単ではありませんが、「教育セミナー」などを行っている場合は、そこで作成したテキストを修正することで、運用マニュアルとすることも可能です。
最後に
社内展開の方法はユーザー部門の新しいツールへの積極性などによっても、大きく変わってきます。
そういった意味では、「新しいツールが使えると、どんなメリットがあるのか」といったことをユーザー部門に理解していただくことが、一番の近道になるのではないでしょうか？
ユーザー部門としては、「また新しいツールが増えて覚えることも増えた…」「これまでの決まったパターンの仕事リズムが崩される…」といったマイナスな印象から入ることも多いと思います。
ツールに慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、「結果的に業務効率が上がる」といったことをどのように伝えるられるかを考えることが大切です。
弊社では、Excellent/WebQuery/FreeWayというBIツールを製造・販売しております。製造から導入後のサポートまで全て自社で行っている国内ベンダーですので、導入後のサポートも手厚く行っております。
これまで多くのお客様に使っていただいた実績から、導入初期のサポートもやらせていただいておりますので、ご興味がありましたら是非ご相談ください。
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