コロナ禍でのオフィス対策は万全ですか　～熱検知カメラや消毒液だけじゃない対策とは～

出社される社員さん、増えてますよね？

　新型コロナウィルスの感染拡大に伴って緊急事態宣言が出されたのは、もう半年ほど前になるのですね。緊急事態宣言は5月25日には解除されたものの、今やマスク着用、手指消毒などはすっかり日常化したと言えると思います。

　在宅勤務などテレワークも、各企業で継続して実施されていますが、このごろでは自社オフィスへの出社や、お客様先への訪問も増えているように感じます。朝の通勤電車、普通に混雑していますよね。

　公益財団法人日本生産性本部が2020年7月21日に公表した、第２回働く人の意識に関する調査「調査結果レポート」にも、テレワークの実施率が5月調査の31.5％から、20.2 ％へと減少し、オフィスワークへの回帰が進んでいることが分かります。

公益財団法人日本生産性本部　第２回働く人の意識に関する調査
「調査結果レポート」より

※「テレワーク」とは、「自宅での勤務」「サテライトオフィス、テレワークセンター等の特定の施設での勤務」「モバイルワーク（特定の施設ではなく、カフェ、公園など、一般的な場所を利用した勤務）」を総称している。

　テレワークは、週当たりの実施日数の調査でも減少していることが分かります。同法人の5月の調査では、直近１週間の出勤日数2日以下が69.4％を占めてましたが、7月調査では出勤日数3日以上が51.4％となっています。

　コロナ禍でのテレワーク勤務を経験し、オフィスへ出社する社員が増えた現状では、これまでとは異なる新たな問題への対策が必要となってきています。

　その１「オフィスでの行動の履歴」
　その２「会社への帰属意識の低下による離職率の向上」
　その３「職場環境の変化による作業停滞」

です。

その１「オフィスでの行動の履歴」

　オフィスワークが増加したことで、コロナ対策としてどのようなことに注意すれば良いでしょうか。

　一般社団法人日本経済団体連合会が2020年5月14日に「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」を公表しています。
　このガイドラインを参考に、アクリル板などの設備やアルコール消毒液などの備品を充足させ、社員ひとりひとりに感染防止の啓蒙を行うことは、現在のオフィスでは当然の対応と言えるでしょう。

　このガイドラインにはさらに、感染者が確認された場合の対応として、「感染者の行動範囲を踏まえ、感染者の勤務場所を消毒し、同勤務場所の従業員に自宅待機させる」とも明記されています。
　社員の感染が確認された場合は、誰がいつどこにいたのかを明確にすること、および濃厚接触の可能性があるかどうかを明確にすることが求められています。

　そこで当社では、オフィスでの接触履歴を取る仕組みを構築いたしました。

　オフィスの各デスクおよび会議室にQRコード・NFCタグを設置し、社員の出社時や会議室入室時に読み取ることで、誰がいつどこにいたのかの履歴をシステムに格納します。これにより、万が一新型コロナウィルス感染者が出た場合にも濃厚接触を把握することが可能となります。

　履歴は改竄されないことを重視して、ブロックチェーンに書き込んでいます。当社の社内仮想通貨ツールで培った技術の応用です。社内仮想通貨ツールと同様に、ソーシャルグラフによる可視化ができるようになっているので、接触履歴をグラフィカルに確認することができます。

その２「会社への帰属意識の低下による離職率の向上」

　コロナ禍によるテレワークの影響は、社員の働き方の意識に大きく影響しているようです。株式会社インテージの理想の働き方として仕事や職場に求めるものの調査において、「職場の人間関係が良いこと」「仲間と仕事の喜びを分かち合える仕事であること」という項目が大きく伸びています。

　これらの項目の伸びは、テレワークという環境によって知らず知らずのうちに感じている疎外感の裏返しなのかもしれません。すぐにでも社員の意識へのフォローが必要でしょう。

　当社では、テレワーク時代でも社員間のコミュニケーションが可視化できるソーシャルグラフを活用しております。コミュニケーションの方法は、自社開発した社内仮想通貨ツール「Potiコイン」を感謝の気持ちを込めて社員間で送り合い、この仮想通貨のやりとりをリアルタイムでソーシャルグラフに可視化しています。いわば「いいね！」の自社仮想通貨版です。

　社内仮想通貨ツールについてはこちら

　ソーシャルグラフでは、点が社員、線の数がコミュニケーションの相手数、線の太さが回数を表しています。ですので、線が太く多い点はコミュニケーションが豊富な社員。線が少なく細い点はコミュニケーションが弱い社員であることが分かります。

　このようにソーシャルグラフを活用することで、疎外感を感じ始めている社員がいたとしても早期に発見でき、帰属意識の低下や離職という事態になる前に、十分なフォローが可能となります。

その３「職場環境の変化による作業停滞」

　緊急事態宣言が出され、半ば強制的にテレワークを実施することになったため、ネットワーク環境の整備は急速に進んだと言えそうですが、業務アプリケーションそのものは、コロナ前と変わっていません。そもそも、業務アプリケーション構築の際に、会社に出社しなくても業務ができるという前提にはなっていないでしょう（一部のモバイルアプリを除いては）。

　在宅勤務などのテレワークでは、業務アプリケーションへの入力業務において、紙への印刷ができない、またはセキュリティ上印刷してはいけない、という声を耳にすることがあります。

「注文書がPDFとしてメールに添付されてくるようになったのはいいのですが、在宅勤務で会社から貸与されたノートパソコンの画面上で、PDFと注文入力画面を切り替えながら入力するのはとても効率が悪くて・・・」
　とか
「在宅勤務同士で電話しながら、私が注文書を読み上げてもうひとりが入力してます」
　など、社内での作業であれば印刷した注文書を見ながら画面入力ができるという何でもないことでも、テレワークでは不便で非効率になってしまいます。

　そこで当社では、「音声認識補助機能」「PDFテキスト化」という機能を業務アプリケーションに付加することでテレワークでの入力業務の非効率の解消をご提案しております。

　「音声認識補助機能」とは単に音声を認識して文字に変換するのではなく、入力画面上の項目と音声の辞書登録機能とのマッチングにより、「いつもの」という音声を認識して、前回の注文内容をDBから呼び出して入力画面に展開することができる、という機能になります。

　音声認識補助機能についてはこちら

　「PDFテキスト化」は数々のツールもあり、普通の機能といえるでしょう。当社はPDFをテキスト化するだけではなく、テキスト化されたデータをクリーニングして業務アプリケーションに連携するところまでを、ソリューションの機能だと認識しています。
　テキスト化したいPDFはエンドユーザー様で範囲指定ができることや、テキスト化するタイミングもトランザクション的な使い方もバッチ処理的な使い方もできるように構築しております。