【業務効率化】PDFデータ手入力負荷軽減のお手伝いをいたします

テレワークを実現したいが、こんな壁も

　社内ワークフローの簡素化や押印手続きの省略などのテレワークを前提とした業務改革は、自社内においては比較的容易に完結できます。しかし、取引先・仕入先・業務委託先のような他社との契約・請求などの業務には、法令上の規制や他社との慣行という一種の制限があるため、印刷した書面に押印して持参／メールでの添付／FAXといった手段が、現在でも取られています。

　自由民主党のデジタル社会推進特別委員会でも、「法令上の押印原則を洗い出して完全撤廃を原則に見直す」よう提言を出しています。押印が不要となれば、契約・請求などの業務もデータでの授受が実現すると思われますが、実現までにはまだまだ時間がかかることでしょう。

　それまでは、現状の手作業、ファイリングした請求書を見ながら手入力したり、メールの添付ファイルを解凍してPDFのテキスト部分をコピペしながら受注入力したり、複合機の場所までFAXを取りに行ったり、という作業を続けなければなりません。
　　

業務効率化ツールはありますが

　少しでも業務の効率化、手作業の省力化を図るために、PDFで受領した注文書などをテキストデータに変換する。ここまでは様々なツールや機能の選択肢があります。が、それだけではテキストデータを自社の現行システムに取り込むために、やはり手入力という作業が必要になります。

　このように現在の業務を変えることが出来ないといった理由から、デジタルデータであるPDFをデジタルのままでは活用できず、多くのお客様がデータの手入力作業に頭を悩ませています。
　　

「PDFは取引先ごとにフォーマットが違うから、まとめられないんだよね」

　同じPDFの注文書とはいえ、取引先ごとにフォーマットが違う点もまた、ツール導入を諦めてしまう要因になるという声を、様々なお客様から耳にします。フォーマットは違っていても、注文入力画面に入れる項目は、どの取引先様からの発注も同じですよね。商品名、商品コード、数量、単価、金額。などなど

　そこで当社は、PDFから取引先共通の項目を抽出することに着目いたしました。

　PDFには、ExcelをそのままPDF化したテキスト型PDFと、書面をスキャナで読み取って画像のようなPDFにしたスキャニング型PDFがあります。そのどちらでも簡単に取り込めるように、というのが前提です。
　かつ、対象業務の性格に合わせて、バッチ的に取り込むか、トランザクション的に１件ずつリアルタイムで取り込むかを検討します。
　

こんな状況でお困りではありませんか。

　お困り状況Ａ：テレワークの拡大で注文書をPDFに切り替える取引先が増えた。PDF取込機能があるので、新たなPDFを取り込む改修を情報システム部に依頼したが、２か月かかると言われたので、その間は手入力で対応した。

　当社なら　新しいPDFの取り込みは、エンドユーザー様ご自身で取り込みフォーマットをカンタンに定義できます。

　お困り状況Ｂ：国内取引先からの受注には即時対応しないと、他社との競合に負けてしまう。

　当社なら　営業担当者あてのメールに添付されたPDFを即時に取り込み、受注担当に通知。入力画面に転記されたPDFの内容を確認し、足りない項目を追加入力して確定。タイムラグを極力少なく注文入力ができます。

　お困り状況Ｃ：欧米からの注文データを入力し終わるのに、翌日の午前中いっぱいかかってしまう。

　当社なら　朝７時にバッチを起動し、溜まっているPDFをバッチ処理的に取りこむ。８時の始業時には、取り込まれた注文データの一覧を表示して内容を確認できます。

　この他にもPDFの手入力でお困りのみなさまに、当社がご提供する「手入力負荷軽減」機能のイメージはこちらです。

　手入力負荷の軽減と、リモートワークでも取引先様や仕入先様との業務が継続できる環境構築を実現いたしました。ファイリングした請求書を見ながら手入力、というようなテレワークではできなかった業務も、出社することなしに業務が可能になります。
　　

手入力負荷軽減を実現するポイント

　では当社のPDF活用ソリューションは、どのようにして手入力の負荷を軽減しているのでしょうか。下記の４つのポイントをご説明いたします。

　１．抽出項目専用の受け入れDBを準備
　２．PDFからのデータ抽出
　３．DBへの格納とチェック
　４．現行システムへの連携
　　

　１．抽出項目専用の受け入れDBを準備

　予めPDFから抽出する項目専用の受け入れDBを用意します。業務別にテーブル定義し、同じ業務であれば違う取引先様からのデータも同じ業務別テーブルに格納します。

　２．PDFからのデータ抽出

　テキストPDFでは、PDFのフォーマットに取り込みたい項目を予めプロットしておくことで、記載内容を抽出することができます。
　スキャニングPDFでは、画像認識AIを活用して、取り込みたい項目に該当する部分を文字として認識します。認識の精度が重要となりますが、300dpi程度のjpgファイルでも、数値項目は比較的正確に判定してくれるようです。

　３．DBへの格納とチェック

　当社が重視した点は、PDF の取り込みにおいては100％正しく読み込めます、とは言い切れないという点です。
　そこで、受け入れＤＢに格納後、データチェックロジックやマスタとの突合処理を構築することをお薦めしています。また、一覧照会画面と個別更新画面を構築することで、担当者の目検での精度向上も可能になります。

　４．現行システムへの連携

　上記３の機能で正しい取り込みデータに変換された後、現行システムへ取り込みデータを連携します。貴社にてお使いのデータ連携ツールを活用されても良いですが、データベース間の連携なら、当社の豊富なデータベースサービス実績を元に、異種間のデータベースにも連携が可能です。
　　

お使いいただける局面

・見積書を受領して在庫と引き当てる
・注文書を受領して受注を確定させる
・需要予測を受領して生産計画の基礎データを作成する
・請求書を受領して出勤データを作成する
など、書面やPDFに他社との共通項目や数値が記載されていて、それを見ながら手入力している業務すべてにご活用いただけます。

まとめ

　PDFやFAXに記載されたデータを、人間が転記することなく電子化してデータベースに取り込む。データベース上で補足、修正を加え100%正しいデータとして現行システムに連携する。これが当社がご提案する「手入力負荷軽減」の基本方針です。

　貴社の業務状況に合わせて、最適な負荷軽減をご提案いたしますので、ご興味がございましたら、こちらまでお気軽にお問い合わせください。
　　株式会社システムコンサルタント　第一営業部

サービス内容の詳しいご説明をご希望の場合も、上記までお問い合わせください。ご説明はご訪問、WEB会議のどちらでも可能でございます。
　

最後までお読みいただき、ありがとうございました。