現在、「働き方改革」や「業務効率化」に取り組まれている企業様がどんどん増えてきていて、弊社もサービスを提供しております、『電子契約』を導入されるお客様がかなり増えています。
そんな中、いつもお聞きするのが、
ほんとに大変なのは、契約締結（契約内容合意）に至るまでの プロセスなんだよ～
という声です。
実際、２社で契約する場合、どちらか一方が管理しているテンプレートを相手方に渡して、そこに記載されている内容について変更を希望する場合には、直接契約文書の内容を書き換え、メールの本文に変更箇所の説明を記載した上でその契約文書ファイルを返送。
再度、受け取ったほうは、その変更内容を確認し、それに対してのコメントや変更があれば、また変更し、送信する、、、ということを繰り返しおこなっています。
ここで問題になるのが、以下の３点。
１．履歴を管理できない
２．変更箇所の管理ができない
３．メールでやりとりした場合、『個人』の管理になってしまう
１．履歴を管理できない
変更する都度、ファイルをコピーして、名前に日付を追加すると、今までの履歴としては保管しておくことは可能ですが、どの版で、どのような変更が行われたのかはすべてのファイルを開かないと分かりません
２．変更箇所の管理ができない
Microsoft Word の「変更履歴の記録」を使うと “記録” は取れますが、変更箇所が増え、変更回数が多くなると、すべての変更履歴が重なって表示されてしまうので、単にログとして記録されているだけになります
３．メールでやりとりした場合、『個人』の管理になってしまう
メールの添付ファイルとしてすべてのファイルが紐付いているので、Outlookなどのメールソフト上では管理できているように見えますが、異動や担当変更などがあった場合、メールをまるごとエクスポートして 保管するなど、個別対応が必要となってしまいます
これらの問題を解決するため、弊社より契約締結アシストサービス『DocRECO』を提供させていただいております。
『DocRECO』は、変更内容を自動で抽出し、それをシステムに保管します。
また、すべての版を保管し、それを時系列にしてわかりやすい状態で画面に表示しますので、どのような経緯で変更されていったかが一目で分かります。
さらに、『DocRECO』はクラウドサービスで提供しますので、担当者しか変更した経緯が分からないといった状況を解消することができます。
現在は、変更時に Microsoft の Word をご利用いただく必要がありますが、近日中に実施予定のアップデートで、ブラウザのみですべての機能をご利用いただけるようになる予定です。
詳しい内容はこちらのページをご覧ください。
